I driftsfasen er det viktig å fokusere på de muligheter som er tilstede for å komme fra tilfeldig vedlikehold til et vedlikehold som er satt systemet. Det bør være et mål å etablere rutiner og systemer som kan bidra til at bygningen til enhver tid tilfredsstiller brukernes krav til kvalitet samt lover og forskrifter.
Teknisk personell/vaktmester kan ved å omsette (implementere) vedlikeholdsplanene til handling ha stor innflytelse på opplevd kvalitet og økonomien. Det er et lederansvar å sørge for at teknisk personell får nødvendig kunnskap og handlingsfrihet, slik at de kan bidra til å nå målene som er satt for drift og vedlikehold. Figuren nedenfor illustrerer hvordan bygningens bruksverdi kan forløpe gjennom livsløpet. Ved samhandling, felles forståelse og brukermedvirkning kan bruksverdien økes.
Den daglige tekniske driften og enkle periodiske vedlikeholdsoppgaver ivaretas av driftspersonellet ved den enkelte virksomheten. Større vedlikeholdsprosjekter og utbedringstiltak som for eksempel gjennomføring av en skolebruksplan styres som regel fra sentralt nivå i kommunen.
Det vedlikeholdsarbeid som teknisk driftspersonell foretar bør dokumenters og innarbeides i byggets driftshåndbok/FDV-dokumentasjon. Deler av denne dokumentasjonen har stor betydning for virksomhetens internkontroll. For eksempel tilstand for ventilasjonsanlegget, varmeanlegget, lysanlegget, mm. Gjøres dette vil brukerne oppleve et "levende" internkontrollsystem der sikkerhet og trivsel for ansatte og brukere er ivaretatt på en systematisk måte.